Caso de Éxito
SGE: de la solicitud de la clase hasta la factura, en el mismo sistema
Siete áreas operando la misma demanda — aprobación, facilitador, kit, documentación, finanzas y facturación sin salir del lugar.
El proyecto
El SGE es el sistema que IBS Americas usa para operar un programa de capacitación de alcance nacional: clases abiertas en varias regiones, cada una con su facilitador, su material y su rendición de cuentas ante la institución contratante. Es una operación en la que la clase es la parte visible — detrás de ella hay aprobación de presupuesto, contratación de instructor, envío de material, documentación y facturación, todos con plazo y todos auditables.
Lo que el proyecto exigía
La clase es solo la mitad del camino: antes hay aprobación, después hay rendición de cuentas.
Mucha gente en la misma demanda
Gestor, asistente, multiplicador, facilitador, guardia y oficina regional tocan la misma solicitud en momentos distintos — cada uno necesitando ver lo suyo y no poder tocar el resto.
Aprobar antes de gastar
Una clase cuesta: viáticos, hora/clase, material. Nada puede ejecutarse antes de pasar por la aprobación — y el camino de la aprobación tiene que quedar registrado.
El instructor correcto, disponible
Asignar a un facilitador que salió, está suspendido o ya no quiere atender es retrabajo garantizado — y a veces solo se descubre en la víspera.
Cada regional con su presupuesto
El presupuesto no es uno solo: cada oficina regional tiene su límite, sus lotes y sus rubros. Sin eso atado a la demanda, el control se vuelve una planilla paralela.
Lo que construimos
Un sistema que acompaña la demanda del pedido a la facturación.
Siete áreas, una demanda
Gestor, asistente, multiplicador, facilitador, guardia, oficina regional y el propio participante: cada uno entra con su acceso y ve las pantallas de su rol, todas girando en torno al mismo registro.
Flujo de aprobación con historial
La demanda se solicita, se aprueba, se registra su acuse y solo entonces se distribuye. Cada paso queda en el historial de aprobaciones — se puede reconstruir quién decidió qué, y cuándo.
Asignación de facilitadores con traba
Quien está desvinculado, suspendido o sin interés no puede ser asignado a una nueva clase. La regla vive en el sistema, no en la memoria de quien asigna.
Costo calculado en el origen
Viáticos y hora/clase los calcula la propia base en el momento en que entra la demanda, con las reglas versionadas. El valor no depende de quién llenó la planilla.
Kits, módulos y materiales
Armado de kits a partir de módulos y listas de material por modelo — lo que la clase recibe se define una vez y se reutiliza, en lugar de rearmarse en cada edición.
Documentación de clase
Lo que comprueba que la clase ocurrió queda adjunto a la propia demanda, disponible para quien tenga que rendir cuentas después.
Finanzas, facturación y factura
Centro de costo, rubros, presupuesto por oficina regional y por lote, financiero-fiscal, facturación y facturas: la demanda sigue viva en el sistema hasta que el dinero cierra.
Importación masiva
Demandas, demandas ya aprobadas, alteraciones y registros de facilitador entran por importación. Toda una programación de clases no necesita digitarse una a una.
Indicadores de la operación
Solicitadas, finalizadas, canceladas, postergadas, repetidas y la relación entre cancelación y facturación — por operador y por período —, además de los informes por orden de servicio y por canal.
El turno del participante
Preinvitación para descargar y enviar, preinscripción y, al final, la declaración de participación — quien hace el curso también tiene su parte en el sistema, sin pasar por la secretaría.
Seguridad como rutina
El sistema guarda datos sensibles de mucha gente, así que el acompañamiento es permanente: actualizaciones aplicadas, correcciones de vulnerabilidad divulgadas publicadas y revisión periódica del entorno.
Lo que está en el aire
Los frentes que el sistema sostiene hoy.
Lo que cambia en la práctica
El efecto de mantener la cadena entera en un solo sistema.
La cuenta cierra con la operación
Como la demanda va de la solicitud a la facturación sin cambiar de sistema, lo ejecutado y lo cobrado nacen del mismo registro.
La aprobación deja rastro
Cuando alguien pregunta por qué se aprobó una clase, la respuesta está en el historial — no en la bandeja de quien aprobó.
Menos sorpresa en la víspera
La traba de estado impide asignar a quien ya no está disponible, y el costo ya viene calculado desde la entrada de la demanda.
Cada regional ve su propio presupuesto
Centro de costo, rubro y lote acompañan la demanda desde la apertura, así el seguimiento del presupuesto no depende de una planilla mantenida aparte.
Lo que este proyecto muestra es una cadena entera en un solo sistema: de la solicitud de la clase hasta la factura, pasando por aprobación, asignación, material y rendición de cuentas sin cambiar de herramienta.
Los servicios de este proyecto
Es el mismo trabajo que hacemos para otras empresas.
Sistemas web a medida
El sistema entero: demandas, aprobación, facilitadores, kits, documentación y facturación.
Servidores cloud de alto rendimiento
El almacenamiento privado de los documentos y la rutina de sincronización en AWS.
El ecosistema de IBS Americas
El SGE es uno de los frentes que mantenemos para IBS — mira el caso del conjunto.
¿Tu operación aprueba, ejecuta y factura en sistemas distintos?
Cuando la cadena entera vive en el mismo lugar, la rendición de cuentas deja de ser un proyecto aparte. Cuéntanos cómo funciona tu operación hoy.