Case de Sucesso
SGE: da solicitação da turma até a nota fiscal, no mesmo sistema
Sete áreas operando a mesma demanda — aprovação, facilitador, kit, documentação, financeiro e faturamento sem sair do lugar.
O projeto
O SGE é o sistema que a IBS Americas usa para operar um programa de capacitação de alcance nacional: turmas abertas em várias regiões, cada uma com seu facilitador, seu material e sua prestação de contas para a instituição contratante. É uma operação em que a aula é a parte visível — atrás dela existem aprovação de verba, contratação de instrutor, envio de material, documentação e faturamento, todos com prazo e todos auditáveis.
O que o projeto exigia
A turma é só o meio do caminho: antes dela há aprovação, depois dela há prestação de contas.
Muita gente na mesma demanda
Gestor, assistente, multiplicador, facilitador, plantão e escritório regional tocam a mesma solicitação em momentos diferentes — cada um precisando ver o que é dele e não poder mexer no resto.
Aprovar antes de gastar
Turma custa verba: ajuda de custo, hora/aula, material. Nada pode ser executado antes de passar pela aprovação — e o caminho da aprovação precisa ficar registrado.
O instrutor certo, disponível
Escalar um facilitador que saiu, está suspenso ou não quer mais atender é retrabalho garantido — e às vezes só se descobre na véspera da aula.
Cada regional com seu orçamento
A verba não é um bolo só: cada escritório regional tem seu limite, seus lotes e suas rubricas. Sem isso amarrado à demanda, o controle vira planilha paralela.
O que construímos
Um sistema que acompanha a demanda do pedido ao faturamento.
Sete áreas, uma demanda
Gestor, assistente, multiplicador, facilitador, plantão, escritório regional e o próprio participante: cada um entra com seu acesso e vê as telas do seu papel, todas girando em torno do mesmo registro.
Fluxo de aprovação com histórico
A demanda é solicitada, aprovada, tem sua ciência registrada e só então é distribuída. Cada passo fica no histórico de aprovações — dá para reconstruir quem decidiu o quê, e quando.
Escala de facilitadores com trava
Quem está desligado, suspenso ou sem interesse não pode ser atribuído a uma nova turma. A regra vive no sistema, não na memória de quem escala.
Custo calculado na origem
Ajuda de custo e hora/aula são calculadas pelo próprio banco no momento em que a demanda entra, com as regras versionadas. O valor não depende de quem preencheu a planilha.
Kits, módulos e materiais
Montagem de kits a partir de módulos e listas de material por modelo — o que a turma recebe é definido uma vez e reaproveitado, em vez de remontado a cada edição.
Documentação de turma
O que comprova que a turma aconteceu fica anexado à própria demanda, disponível para quem precisa prestar contas depois.
Financeiro, faturamento e nota
Centro de custo, rubricas, orçamento por escritório regional e por lote, financeiro-fiscal, faturamento e notas fiscais: a demanda segue viva no sistema até o dinheiro fechar.
Importação em massa
Demandas, demandas já aprovadas, alterações e cadastros de facilitador entram por importação. Uma programação de turmas inteira não precisa ser digitada uma a uma.
Indicadores da operação
Solicitadas, finalizadas, canceladas, adiadas, repetidas e a relação entre cancelamento e faturamento — por operador e por período —, além dos relatórios por ordem de serviço e por canal.
A vez do participante
Pré-convite para baixar e enviar, pré-cadastro e, no fim, a declaração de participação — quem faz o curso também tem sua parte no sistema, sem passar pela secretaria.
Segurança como rotina
O sistema guarda dado sensível de muita gente, então o acompanhamento é permanente: atualizações aplicadas, correções de vulnerabilidade divulgadas colocadas no ar e revisão periódica do ambiente.
O que está no ar
As frentes que o sistema sustenta hoje.
O que isso muda na prática
O efeito de manter a cadeia inteira em um sistema só.
A conta fecha com a operação
Como a demanda vai da solicitação ao faturamento sem trocar de sistema, o que foi executado e o que foi cobrado nascem do mesmo registro.
A aprovação deixa rastro
Quando alguém pergunta por que uma turma foi aprovada, a resposta está no histórico — não na caixa de e-mail de quem aprovou.
Menos surpresa na véspera
A trava de status impede escalar quem não está mais disponível, e o custo já vem calculado desde a entrada da demanda.
Cada regional enxerga o próprio orçamento
Centro de custo, rubrica e lote acompanham a demanda desde a abertura, então o acompanhamento de verba não depende de uma planilha mantida à parte.
O que este projeto mostra é uma cadeia inteira em um sistema só: da solicitação da turma até a nota fiscal, passando por aprovação, escala, material e prestação de contas sem trocar de ferramenta.
Os serviços deste projeto
É o mesmo trabalho que fazemos para outras empresas.
Sistemas web sob medida
O sistema inteiro: demandas, aprovação, facilitadores, kits, documentação e faturamento.
Servidores cloud de alta performance
O armazenamento privado dos documentos e a rotina de sincronização na AWS.
O ecossistema da IBS Americas
O SGE é uma das frentes que mantemos para a IBS — veja o case do conjunto.
Sua operação aprova, executa e fatura em sistemas diferentes?
Quando a cadeia inteira vive no mesmo lugar, a prestação de contas para de ser um projeto à parte. Conte como sua operação funciona hoje.