Case de Sucesso
SGE: da solicitação da turma até a nota fiscal, no mesmo sistema
Um sistema sob medida que leva a demanda do pedido ao faturamento, com acesso por perfil, aprovação registrada e documentação anexada ao próprio registro.
O projeto
O SGE é o sistema que a IBS Americas usa para operar um programa de capacitação de alcance nacional: turmas abertas em várias regiões, cada uma com o seu facilitador e o seu material. A aula é a parte visível — atrás dela existe uma cadeia administrativa com prazo e com prestação de contas. Foi essa cadeia que o sistema teve de sustentar.
O que o projeto exigia
A aula é a parte visível. O sistema precisa dar conta do que vem antes e do que vem depois dela.
Muita gente no mesmo registro
Equipes diferentes tocam o mesmo registro em momentos diferentes — cada uma precisando ver o que é dela e não poder mexer no resto.
Decidir antes de executar
Há decisões que precisam acontecer antes da execução, e o caminho dessa decisão precisa ficar registrado dentro do sistema, recuperável depois.
A regra de quem pode ser escalado
Disponibilidade e situação de cadastro precisam valer na hora de escalar. Regra que não está no sistema depende de alguém lembrar dela.
Verba junto da demanda
O acompanhamento de orçamento precisa andar junto do registro da demanda: separado dele, vira um controle que ninguém consegue conferir.
O que construímos
Um sistema que acompanha a demanda do pedido ao faturamento.
Acesso por perfil
Cada equipe entra com o seu acesso e vê as telas do seu papel, todas ligadas ao mesmo registro da demanda.
Fluxo de aprovação com histórico
A demanda passa por um fluxo de aprovação e cada passo fica no histórico: dá para reconstruir quem decidiu o quê, e quando.
Escala com regra no sistema
A atribuição de facilitador respeita as regras de disponibilidade que estão no cadastro: quem não está apto não pode ser escalado. A regra vive no sistema.
Valores calculados na entrada
Os valores da demanda são calculados pelo próprio sistema no momento em que ela entra, a partir de regras versionadas — muda a regra, o que já foi calculado continua íntegro.
Kits, módulos e materiais
Montagem de kits a partir de módulos e listas de material por modelo: o que a turma recebe é definido uma vez e reaproveitado, em vez de remontado a cada edição.
Documentação anexada à demanda
O que comprova a realização fica anexado ao próprio registro, disponível para quem precisa prestar contas depois.
Orçamento, faturamento e nota
A demanda segue viva no sistema até o faturamento: controle de orçamento, faturamento e emissão de nota fiscal no mesmo lugar.
Importação em massa
Demandas, alterações e cadastros entram por importação. Uma programação inteira não precisa ser digitada uma a uma.
Painéis e relatórios
Os painéis e relatórios de acompanhamento saem do que já está registrado, dentro do próprio sistema.
Área do participante
Convite, pré-cadastro e, no fim, a declaração de participação: quem faz o curso também tem a sua parte no sistema.
Segurança como rotina
O sistema guarda dado sensível de muita gente, então o acompanhamento é permanente: atualizações aplicadas, correções de vulnerabilidade divulgadas colocadas no ar e revisão periódica do ambiente.
O que está no ar
As frentes que o sistema sustenta hoje.
O que isso muda na prática
O efeito de manter a cadeia inteira em um sistema só.
A conta fecha com a operação
Como a demanda vai da solicitação ao faturamento sem trocar de sistema, o que foi executado e o que foi cobrado nascem do mesmo registro.
A aprovação deixa rastro
Quando alguém precisa saber por que uma demanda foi aprovada, a resposta está no histórico do próprio sistema.
A regra vale na hora certa
A trava de status impede escalar quem não está disponível, e os valores já vêm calculados desde a entrada da demanda.
Orçamento junto da demanda
Os dados orçamentários acompanham a demanda desde a abertura, então o acompanhamento de verba acontece dentro do sistema.
O que este projeto mostra é uma cadeia inteira num sistema só: do pedido ao faturamento, sem trocar de ferramenta no meio.
Os serviços deste projeto
É o mesmo trabalho que fazemos para outras empresas.
Sistemas web sob medida
O sistema inteiro: acesso por perfil, aprovação com histórico, materiais, documentação e faturamento.
Servidores cloud de alta performance
O armazenamento privado dos documentos e a rotina de sincronização na AWS.
O ecossistema da IBS Americas
O SGE é uma das frentes que mantemos para a IBS — veja o case do conjunto.
Sua operação aprova, executa e fatura em sistemas diferentes?
Quando a cadeia inteira vive no mesmo lugar, a prestação de contas para de ser um projeto à parte. Conte como sua operação funciona hoje.